Affaires, commercial et corporatif

Prolongation des délais pour la convocation d’assemblées annuelles et pour la présentation des états financiers des sociétés fédérales

Le 31 juillet 2020, le gouvernement canadien prolongeait temporairement jusqu’au 31 décembre 2020 les délais pour la convocation d’assemblées annuelles et pour la présentation des états financiers applicables aux sociétés par actions, organisations à but non lucratif et coopératives fédérales¹. Cette mesure est rétroactive au 13 mars 2020.

Ces mesures s’inscrivent dans le contexte actuel dû à la COVID-19. Les personnes morales* n’ont d’autres choix que de trouver des solutions innovantes pour tenir leurs assemblées annuelles, et ce, conformément aux mesures sanitaires imposées par les gouvernements. La participation aux assemblées annuelles virtuelles est une option intéressante dans la mesure où les règlements internes de la personne morale permettent ou ne restreignent pas cette avenue. Dans certaines circonstances, il y aurait lieu d’envisager des résolutions écrites tenant lieu d’une assemblée annuelle si la taille et la situation factuelle de la personne morale le permet, de même que la teneur des sujets qui doivent être abordés au cours de l’assemblée annuelle.

Convocation de l’assemblée annuelle

Il y a lieu de rappeler que c’est au cours de l’assemblée annuelle1 que les personnes morales y présentent les états financiers annuels, élisent les administrateurs pour la prochaine année, nomment un ou des vérificateur(s) et ajoutent à l’ordre du jour tout sujet nécessitant l’aval des actionnaires ou des membres, selon le cas, ou à tout de moins de les tenir informés d’éléments spéciaux ou particuliers de la personne morale.

D’ordre général, les administrateurs d’une société par actions fédérale doivent convoquer une assemblée annuelle dans les 15 mois suivant l’assemblée annuelle précédente, mais au plus tard dans les six mois suivant la fin de chaque exercice financier2. Dans le cas d’une société par actions nouvellement constituée, le délai maximal pour convoquer la première assemblée annuelle est de 18 mois suivant sa création3.

L’arrêté du ministre de l'Innovation, des Sciences et de l'Industrie prévoit désormais qu’une assemblée annuelle peut être convoquée jusqu’à la première des deux dates suivantes : 21 mois après l’assemblée annuelle précédente, mais au plus tard 12 mois après la fin du dernier exercice financier ou le 31 décembre 2020. Dans le cas d’une nouvelle personne morale, le délai de convocation est maintenant jusqu’à la première des deux dates suivantes : 24 mois suivant sa création ou le 31 décembre 2020. Il s’agit d’une prolongation de 6 mois dans tous les cas.

États financiers annuels

En temps normal, lors de l’assemblée annuelle, les administrateurs doivent présenter aux actionnaires ou aux membres, selon le cas, les plus récents états financiers annuels, et ce, au plus tard 6 mois après la fin du dernier exercice financier de la personne morale4. Dans le cas d’une nouvelle personne morale, le délai de présentation est de 6 mois suivant sa création5.

L’arrêté prévoit que les états financiers peuvent maintenant être présentés au plus tard 12 mois suivant la fin du dernier exercice financier de la personne morale. Dans le cas d’une nouvelle constitution, le délai de présentation est maintenant de 12 mois suivant sa création. À nouveau, il s’agit d’une prolongation de 6 mois dans tous les cas.

Rétroactivité et cessation

Il est important de mentionner que ces mesures sont rétroactives au 13 mars 2020. Ainsi, les personnes morales n’ayant pas tenu ces assemblées dans les délais prescrits depuis le 13 mars dernier ne sont pas en défaut, contrairement à ce que prévoient leurs lois constitutives respectives. Ces mesures prendront normalement fin le 31 décembre 2020.

L’admissibilité des sociétés par actions, des organisations à but non lucratif et des coopératives à ces mesures de prolongation est automatique. Aucune mesure n’est donc à prendre auprès de Corporations Canada.

Situation au Québec

Le 26 avril 2020, le gouvernement du Québec a largement permis à ce que la tenue de « toute réunion, séance ou assemblée qui a lieu en personne, y compris celle d’un organe délibérant » puisse se tenir par tout moyen, à la condition que ce moyen permette « à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux ». À titre d’exemple, une société par actions de juridiction provinciale peut, pour l’instant, tenir une assemblée annuelle par des moyens technologiques même si ses règlements ne prévoient pas cette avenue. Le gouvernement du Québec a également prévu qu’un vote secret peut « être tenu par tout moyen de communication convenu par toutes les personnes ayant droit de vote ou, à défaut, par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote ».6

Or, contrairement au gouvernement fédéral, aucune prolongation de délai relative à la convocation de l’assemblée annuelle et à la présentation des états financiers n’est accordée aux sociétés par actions et aux coopératives de constitution provinciale jusqu’à présent. Les délais demeurent donc les mêmes. Il est à noter que les syndicats de copropriété sont également visés par cet arrêté du gouvernement du Québec.

Quant aux personnes morales sans but lucratif de constitution provinciale, le ministère des Finances du Québec, dans un communiqué de presse daté du 29 mai 2020, a indiqué que les conseils d’administration disposent des pouvoirs nécessaires pour établir par règlement la date et les moyens de la tenue de leur assemblée annuelle. Si l’assemblée annuelle est tenue plus de quatre mois après la fin de l’exercice financier, le conseil d’administration s’acquitte valablement de ses obligations en présentant aux membres, en plus du bilan annuel, un bilan intérimaire à une date se situant moins de quatre mois avant celle de l’assemblée. »

*Afin d’alléger le texte, le terme « personne morale » est utilisé pour représenter une société par actions, une organisation à but non lucratif ou une coopérative fédérale.


1 Laquelle assemblée annuelle est requise en vertu des différentes lois corporatives fédérales.
2 Loi canadienne sur les sociétés par actions, L.R.C. (1985), ch. C-44, art. 133(1)b); Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. (2009), ch. 23, art. 160(1)b); Loi canadienne sur les coopératives, L.C. (1998), ch. 1, art. 50(1).
3 Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 133(1)a); Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, art. 160(1)a); Loi canadienne sur les coopératives, art. 50(1).
4 Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 155(1)a)(i); Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, 172(1)a)(i); Loi canadienne sur les coopératives, 247(1)a)(i).
5 Id.
6 Ces mesures font partie de l’Arrêté numéro 2020-029 pris par la ministre de la Santé et des Services sociaux en vertu de la Loi sur la santé publique, chapitre S-2.2.

2