Conseils pratiques pour minimiser les risques de mauvaises créances

Il est donc primordial de prendre les moyens nécessaires pour minimiser les risques de mauvaises créances de la part de l’un de vos clients. Pour ce faire, que faut-il savoir? L’objectif de ce texte est de répondre à cette question avec quelques conseils pratiques et efficaces.

1)    Vérifiez toujours avec qui vous faites affaires

Si Frank Underwood a toujours la main haute sur sa compétition dans House of Cards, c’est bien souvent car il en sait davantage que ses adversaires. Si cela est vrai en politique, ce l’est tout autant dans le monde des affaires. En effet, il est très utile de toujours vérifier avec qui vous vous apprêtez à conclure une entente.

À cette fin, plusieurs outils sont à votre disposition pour effectuer une recherche assez complète sur vos futurs clients. Le Registraire des entreprises du Québec (REQ), les plumitifs des tribunaux (registres de toutes les causes devant les tribunaux, passées et actuelles), le registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM), le registre foncier ou encore le bureau du Surintendant des faillites, sont quelques exemples d’outils qui vous sont disponibles à peu ou pas de frais. 

Le REQ vous permettra  de connaître, entre autres, la forme juridique de l’entreprise, le nom des administrateurs et actionnaires, et de valider l’autorité de la personne ressource avec qui vous contractez. 

Les plumitifs vous permettront de savoir s’il y a ou a eu des poursuites contre une entreprise ou un individu, la nature de ces poursuites, et le résultat des poursuites passées, le cas échéant. 

Le RDPRM et le Registre foncier, quant à eux, vous permettront de répertorier les hypothèques au nom de votre client, le premier sur les biens meubles, et le second sur les immeubles. Après vérifications dans ces différents registres, vous aurez une meilleure idée du sérieux de ce client et pourrez prendre une décision plus éclairée.

Enfin, le bureau du Surintendant des faillites vous permettra de découvrir le passé en matière de faillite de votre interlocuteur, ce qui peut s’avérer une donnée essentielle avant de décider de contracter ou non. 

2)    Préparez un contrat écrit et clair, mais surtout signé

Une convention d’ouverture de crédit est un excellent outil pour établir les règles pour le paiement des factures et les conséquences en cas de non-paiement. On devrait y retrouver, entre autres, la fréquence des factures, le délai de paiement, et le taux d’intérêt en cas de non-paiement. Attention cependant au taux d’intérêt, qui pourrait être déclaré abusif par un tribunal si trop élevé comparativement à ce qui est offert par les banques. Les taux d’intérêt mensuel et annuel doivent également être clairement indiqués afin d’être conformes à l’article 4 de la Loi sur l’intérêt du Canada.

Il est conseillé d’y indiquer la responsabilité du client en cas de défaut de paiement, notamment pour les frais juridiques et honoraires professionnels encourus. Une clause de cessation de l’approvisionnement en cas de non-paiement, et un cautionnement personnel du signataire, sont deux mesures que vous gagnez aussi à inclure pour augmenter votre niveau de sécurité face aux mauvais payeurs. 

Finalement, il est indispensable que ce contrat soit signé par une personne ayant la capacité de lier l’entreprise, portez donc une attention particulière à l’identité du signataire.

3)     Protégez vos créances

Lorsqu’il est question de protéger une créance, plusieurs pensent automatiquement à l’hypothèque comme seule façon de le faire. Pourtant, vous pouvez utiliser différents moyens pour minimiser vos risques.  

Quelques garanties que vous pouvez utiliser, en plus de l’hypothèque, incluent la réserve de propriété, le contrat de consignation, et le cautionnement. Néanmoins, toute prise de garantie implique de valider la capacité d’aliéner le bien et la solvabilité du débiteur, d’évaluer l’état du bien consenti en garantie ainsi que son entretien, et de vérifier les créances prioritaires en vigueur sur le bien. 

Chacune de ces garanties possède des critères particuliers à respecter avant sa mise en place, et n’est pas nécessairement adaptée à toutes les situations, c’est pourquoi nous vous conseillons d’en discuter directement avec un de nos conseillers juridiques. 

4)    Facturation claire et suivi rigoureux

Vous conviendrez qu’il est toujours plus simple et agréable de payer une facture claire et concise qu’une facture où l’on ne comprend même pas les services qui nous sont facturés. Nous conseillons ainsi de toujours inclure sur vos factures : la date de la facture, la description des produits et/ou services vendus, le montant, le délai pour le paiement, et le taux d’intérêt en cas de non-paiement. Vous pouvez aussi faciliter la vie de vos clients en y incluant les informations de contact de votre département des comptes à recevoir. 

Assurez-vous d’être aussi diligent dans l’envoi de vos factures que vous souhaiteriez que vos clients le soient dans le paiement desdites factures. Par exemple, en envoyant deux mois de facturation d’un seul coup, vous nuisez non seulement à vos chances d’être payés dans le délai requis, mais aussi à votre relation client. 

De plus, certains signes sont, la plupart du temps, les précurseurs d’une potentielle mauvaise créance, et il est bon de savoir les reconnaître. Un retard dans les paiements, une mauvaise rotation de l’inventaire, un inventaire trop élevé, des conflits internes, et des départs de personnel nombreux, sont tous des exemples de ces signes avant-coureurs d’une mauvaise créance.  Un suivi rigoureux des comptes à recevoir vous permettra d’identifier les défauts de paiement potentiels et de documenter vos interactions avec les clients fautifs, ce qui améliore vos chances de recours dans l’éventualité où le pire se produisait, à savoir le défaut ou même la faillite de ces clients. 

Il n’est jamais souhaitable de faire affaires avec un mauvais payeur, mais cela fait malheureusement partie de la réalité quotidienne de toutes les entreprises. Pour toutes vos questions en matière de recouvrement, n’hésitez pas à me contacter, il me fera plaisir de vous accompagner dans la perception des sommes qui vous sont dues.