Pourquoi conserver les dossiers de vos employés?

Au fil des années, des événements surviendront, lesquels seront répertoriés au dossier de votre employé : accidents du travail ou maladie professionnelle, examens médicaux, réclamations aux assurances collectives, formations, implantation d’un régime de retraite dans votre entreprise, registres de paie, mesures disciplinaires allant de l’avis au congédiement, relevés d’emploi. Bref, les dossiers de vos employés contiennent de multiples informations confidentielles et vous avez des obligations quant à la conservation desdites informations.

Voici une liste des délais les plus courants qui devraient être respectés.

Si votre entreprise détient un régime de retraite, la Loi sur les régimes complémentaires de retraite prévoit que vous devez conserver de façon permanente l’information à ce sujet si l’employé est admissible à une rente de retraite.

Un jour ou l’autre, votre entreprise sera très certainement le théâtre d’accident du travail et/ou de maladie professionnelle. Sachez que vous devez obligatoirement conserver les dossiers médicaux de vos employés pendant une durée de 20 ans après la fin de l’emploi de l’employé ou une durée de 40 ans après le début de son emploi, selon l’option la plus longue, et ce, selon la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. Par contre aucun délai obligatoire n’est prévu quant aux dossiers de réclamation en vertu de ladite loi. Cependant, il serait pertinent de conserver lesdits documents de façon permanente, en raison de réclamations pouvant survenir très longtemps après la fin de l’emploi du travailleur au sein de votre entreprise. Il serait de mise d’agir de la sorte également dans les dossiers de réclamation en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail afin de vous assurer une meilleure défense dans un cas de litige.

Pendant l’emploi de vos employés, vous aurez sûrement à établir un programme ou des ententes de formation. Vous obtiendrez des factures et des contrats relatifs auxdites formations. L’article 4 du Règlement de formations admissibles prévoit que vous devez conserver les informations quant aux dites formations admissibles pendant une durée de 6 ans après la dernière année à laquelle des renseignements s’y rapportent.

Quant au registre aux fins fiscales ainsi que toutes les pièces à l’appui, la Loi sur le ministère du revenu ainsi que la Loi de l’impôt sur le revenu prévoient que vous devez les conserver pour une durée de 6 ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent ou 6 ans après la production du rapport d’impôt. Par conséquent, vous devez conserver vos registres aux fins fiscales ainsi que toute pièce à l’appui pendant une période minimum de 7 ans.

La Loi sur l’assurance emploi prévoit quant à elle que vous devez conserver les relevés d’emploi et autres documents relatifs aux contributions, déductions ou réclamations pendant une période de 6 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent jusqu’à ce qu’une décision soit rendue, y compris l’expiration du délai d’appel lors d’un litige en vertu des articles 90 et 91 de ladite loi.

En ce qui a trait à vos registres de paie ainsi qu’à tous les documents y étant reliés, le Règlement sur la tenue d’un système d’enregistrement ou d’un registre, à son article 2, prévoit une conservation obligatoire de 3 ans. Par contre, un délai minimum de 4 ans après la fin de l’exercice de l’année de terminaison d’emploi serait pertinent, et ce, selon l’article 66 de la Loi sur le régime des rentes du Québec.

De plus, un jour ou l’autre, vous aurez à mettre fin à l’emploi d’un de vos employés. L’article 2925 du Code civil du Québec prévoit une prescription de 3 ans. Il serait donc de mise de conserver les dossiers de vos employés congédiés pendant une période minimum de 3 ans à compter de la terminaison de l’emploi.

Par ailleurs, si votre entreprise offre une assurance collective à vos employés, sachez que la Loi sur les assurances ne prévoit aucune durée obligatoire quant à la conservation de l’information dans les dossiers de vos employés. Cependant, nous vous suggérons de vous référer à votre contrat d’assurance collective afin de vous assurer de la durée de conservation desdits dossiers.

Finalement, à titre d’employeur, vous détenez des renseignements personnels pouvant faire l’objet d’une demande d’accès selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. L’article 37 de ladite Loi, prévoit que vous devez conserver les documents qui pourraient faire l’objet d’une demande d’accès ou de rectification pendant le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus à la Loi.

En conclusion, vous noterez que vous devez conserver différentes informations pendant de longues années. Il serait donc de mise de conserver toute l’information au sujet de vos employés pendant de nombreuses années, voire même jusqu'à 40 ans dans le cas des dossiers médicaux, et ce, à titre préventif. Après tout, vous ne pouvez prévoir l’avenir et il est préférable d’avoir l’information sous la main lorsqu’un litige surviendra entre vous et l’un de vos employés ou ex employés.

Le présent texte est publié à titre informatif seulement et ne constitue pas une opinion juridique. Pour de plus amples renseignements concernant ce sujet ou tout autre sujet connexe, nous vous invitons à contacter l’auteur de ces lignes ou un de nos professionnels.